Czasami, kiedy na początku spotkania zachęcamy grupę do wspólnego uzgodnienia zasad pracy, żartobliwie wyjaśniamy powód ich tworzenia mówiąc, że: „bez zasad są kwasy”. Za tym „sucharem” kryje się oczywiście znacznie więcej niż śmieszne stwierdzenie. Grupa na początkowym etapie pracy potrzebuje głównie bezpieczeństwa a rolą facylitatora jest obniżenie napięcia, które wnoszone jest na spotkanie. Zasady pracy jakie mają obowiązywać na warsztacie są jednym z narzędzi, których facylitator używa świadomie do stworzenia i utrzymywania bezpiecznej przestrzeni. Tylko w atmosferze zaufania grupa potrafi w pełni zaangażować się w pracę a spotkanie przebiegać może efektywnie.

Dziś spotkania i praca grupowa przeniosły się do przestrzeni wirtualnej. Spotkania on-line ze względu na ich specyfikę wymagają od facylitatora nowego spojrzenia na zasady pracy grupowej. Poniżej przedstawiamy Wam naszą propozycję 7 zasad, które warto rozważyć facylitując sesje on-line. Nie jest to lista skończona ani nie jest to lista „wyryta w kamieniu”. Te zasady sprawdzają się nam w przestrzeni wirtualnej i są często podstawą efektywnych spotkań on-line.

1. Techniczna niedoskonałość – dajemy sobie przyzwolenie na to, że coś może nam nie działać tak, jak powinno (np. aplikacja, program, link, dźwięk/obraz, otwarcie linka, ściągnięcie i/lub zainstalowanie aplikacji/programu, dostęp do Internetu) a niektórzy z uczestników spotkania mogą potrzebować więcej czasu na „ogarnięcie” spraw technicznych/technologicznych.
2. Wsparcie techniczne od każdego i dla każdego – większe kłopoty/przeszkody/trudności techniczne załatwiamy w czasie przerw (np. poprzez rozmowę telefoniczną albo połączenie zdalne) a ten kto potrafi/wie, jak rozwiązać problem, pomaga innym.
3. Widzimy się i jesteśmy w kontakcie – utrzymujemy ze sobą kontakt pozostawiając kamery włączone cały czas, jesteśmy dzięki temu razem i możemy widzieć swoje reakcje. Mamy także włączony np. chat (jeśli używamy Zomm’a), aby być w kontakcie.
4. Nie zawsze musimy się słyszeć – jeśli nic nie mówimy, to wyciszamy swój mikrofon, aby wyeliminować dźwięki z tła i szumy, pozwoli nam to skupić naszą uwagę.
5. W jednym czasie mówi jedna osoba – aby uniknąć rozpraszającego „szumu”, mówimy pojedynczo i nieco wolniej, słuchamy się „bardziej”, bo trudniej nam zauważyć nasze reakcje niewerbalne.
6. To nie film/studio nagrań – dajemy sobie przyzwolenie na to, że w czasie, kiedy mamy włączoną kamerę w kadrze może pojawić się niespodziewanie ktoś lub coś (np. dziecko, mąż/żona/partnerzy, zwierzę, zadzwoni domofon, włączy się zmywarka itp.), pracujemy w domach i nie jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkiego.
7. Pracujemy w skupieniu „tu i teraz” – wyciszamy w telefonie i komputerze powiadomienia (np. za pomocą funkcji „nie przeszkadzać”), w głównym oknie otwieramy tylko te programy/aplikacje, które potrzebne są nam do pracy w czasie tego spotkania, unikamy korzystania z mediów społecznościowych.

Zajrzyjcie też tu: Mirjami Sipponen-Damonte z IAF Finland i Visualdynamics.

Jeżeli macie pytania albo sugestie zmian, to dajcie znać, chętnie uzupełnimy ten wpis.

Potrzebujecie poprowadzić efektywne spotkanie lub warsztat off- lub on-line? Dajcie znać – chętnie pomożemy!